Dupa ce o firma decide ca are nevoie de un certificat, urmeaza partea in care trebuie sa aleaga cu cine lucreaza. Aici se blocheaza cei mai multi, pentru ca ofertele arata asemanator si pentru ca nimeni din firma nu a mai trecut prin asta si nu are cu ce compara.
Cand cineva cauta o firma certificare ISO, primele rezultate seamana destul de mult intre ele. Aceleasi cuvinte, aceleasi liste de standarde, iar departajarea nu se poate face din ce scrie pe pagini si nici din fotografii.
Ce departajeaza se afla abia la prima discutie. Si se afla din intrebarile pe care le pune cealalta parte, nu din raspunsurile pe care le da la intrebarile tale.
Experienta pe domeniul tau
Primul criteriu util e daca cel din fata a mai lucrat cu firme ca a ta. Nu la fel de mari, ci din acelasi domeniu, unde cerintele si felul de a lucra sunt asemanatoare si unde capcanele obisnuite sunt deja cunoscute de cel care te ajuta.
Diferentele devin mai evidente atunci cand cerintele unui standard trebuie adaptate la specificul activitatii unei companii. In cazul ISO 14001, care vizeaza managementul de mediu, experienta in domeniul respectiv este importanta pentru identificarea aspectelor de mediu relevante si aplicarea cerintelor in functie de activitatile desfasurate.
Intrebarea se pune direct si se primeste un raspuns clar sau unul evaziv. Cine a lucrat cu firme din domeniu poate da exemple concrete, fara sa dea nume, si poate spune de la inceput unde apar de obicei problemele.
Diferenta dintre consultant si auditor
O confuzie frecventa la prima certificare e intre cel care ajuta firma sa se pregateasca si cel care verifica la final. Sunt doua roluri diferite, facute de obicei de entitati diferite, iar lucrul asta nu e explicat intotdeauna de la inceput, din graba sau din obisnuinta.
Pentru cineva care vrea ISO 9001 si suna la trei locuri, merita lamurit din prima discutie cine ce face. Altfel se poate ajunge la situatia in care firma crede ca a contractat tot, iar la final descopera ca mai are o etapa si un cost separat.
Nu e nimic ascuns in asta, e felul normal in care functioneaza domeniul. Problema apare doar cand nu e spus clar, iar firma ajunge sa isi faca bugetul pe jumatate din proces.
Intrebarile de pus la inceput
Prima discutie lamureste aproape tot, daca sunt puse cateva intrebari simple. Nu e nevoie de pregatire tehnica si nici de termeni, ci doar de rabdarea de a nu incheia discutia pana nu sunt clare toate punctele.
Ce merita intrebat, indiferent de standardul ales si de marimea firmei, se reduce la cateva lucruri foarte concrete, pe care le poate pune oricine din conducere:
- cine se ocupa efectiv de pregatire si cine verifica
- cate vizite la sediu presupune procesul
- cat timp trebuie alocat de oamenii din firma
- ce se intampla daca raman observatii la final
- ce costuri apar in anii urmatori
A treia intrebare e cea mai utila si cea mai rar pusa. Timpul oamenilor din firma e un cost real, chiar daca nu apare pe nicio factura, si de multe ori e mai mare decat suma platita efectiv in exterior.
Verificarile dinainte de contract
Recomandarile se iau cu masura, pentru ca orice furnizor trimite la clientii multumiti. Conteaza mai mult cu cine seamana clientii aceia, ca marime si ca domeniu, decat cat de calduroase sunt vorbele lor.
Ce ajuta inainte de semnare, dincolo de recomandari, e o verificare facuta in ordinea asta si care nu dureaza mai mult de cateva zile:
- se cere un exemplu de proiect la o firma similara
- se vorbeste direct cu un client anterior
- se cere oferta in scris, cu etapele detaliate
- se verifica ce nu e inclus in suma
- se stabileste un calendar cu termene
Pasul cu calendarul lipseste din majoritatea intelegerilor. Fara date concrete, proiectul se intinde la nesfarsit, iar fiecare parte crede ca intarzierea vine de la cealalta, ceea ce de obicei e adevarat pentru amandoua partile.
Semnalele unei colaborari proaste
Cele mai multe probleme pot aparea in primele saptamani si se vad usor. Intalniri amanate, documente care intarzie, raspunsuri vagi la intrebari simple. Lucrurile astea rareori se indreapta singure mai tarziu, oricat de bine ar fi inceput activitatea.
Un alt semn e cand firma de afara cere totul si nu explica nimic. Un partener bun spune de ce are nevoie de un document si la ce foloseste, nu doar ca ii trebuie pana vineri si ca asa cere procedura.
Al treilea semn tine de adaptare. Cine trimite acelasi set de documente tuturor clientilor, fara sa il potriveasca pe activitatea reala a firmei, livreaza hartii, nu organizare, iar asta se vede imediat la verificarea de la final, cand apar observatii.
Relatia de dupa obtinerea certificarii
Certificatul nu incheie colaborarea, doar incheie prima ei etapa. Urmeaza vizitele periodice, iar relatia construita la inceput conteaza mai mult decat pare in momentul semnarii primului contract, cand nimeni nu se gandeste la anul urmator.
Cine a lucrat bine la inceput stie deja firma si nu mai trebuie sa invete totul de la zero in fiecare an. Asta scurteaza vizitele si reduce timpul pe care il consuma oamenii din firma de fiecare data cand urmeaza o vizita.
Schimbarea partenerului dupa primul an se poate face si e uneori justificata. Costa insa timp, pentru ca cineva nou trebuie sa inteleaga din nou cum lucreaza firma, iar asta se plateste tot cu ore de la oamenii din interior.
