Pentru multe firme, prima intalnire cu subiectul vine dintr-un document de licitatie. Se citeste lista de conditii, se bifeaza mental cele care sunt acoperite si apoi se ajunge la un rand care opreste tot. O cerinta pe care firma nu o indeplineste si despre care nu stie mare lucru.
In aceasta etapa, firma cauta informatii despre pret ISO 27001 sau despre alte standarde cerute, pentru a afla daca cerinta poate fi indeplinita pana la termenul de depunere si ce costuri ar presupune.
Raspunsul depinde in mare masura de timpul ramas. Un termen de cateva luni si unul de cateva saptamani pot duce la decizii diferite, chiar daca cerinta scrisa in document e exact aceeasi.
Conditia cea mai des intalnita
Dintre toate conditiile de genul asta, cea legata de organizarea generala apare in cele mai multe documente. Multe autoritati si multi beneficiari mari o solicita frecvent, indiferent de obiectul contractului si de marimea lui.
O certificare ISO 9001, standardul pentru managementul calitatii, ajunge astfel sa fie adesea primul pas pentru o firma care vrea sa participe la licitatii, iar restul vin dupa, in functie de domeniu si de ce cere fiecare beneficiar in parte.
Firmele care participa des la licitatii stiu, de regula, ce li se va cere si se pregatesc din timp. Cele care participa ocazional pot afla de cerinte in ultimul moment, iar asta poate insemna costuri si eforturi mai mari.
Timpul ramas pana la termen
Prima intrebare pusa la telefon, dupa cea despre bani, este daca se poate pana la o anumita data. Raspunsul onest depinde de cat de organizata e firma in momentul respectiv si de cate lucruri exista deja scrise.
O firma certificare ISO cu experienta pe licitatii stie sa spuna destul de repede daca termenul e realist sau nu. Un raspuns care promite orice, indiferent de data, poate fi un semn ca pe parcurs vor aparea probleme.
Ce se poate face intr-un timp scurt difera mult de la caz la caz. O firma care are deja proceduri scrise si oameni cu roluri clare se misca repede. Una care functioneaza din obisnuinta are nevoie de mai mult, chiar daca procesul este accelerat.
Documentele cerute la dosar
Partea administrativa a unei licitatii poate consuma mai mult timp decat se estimeaza. Documentele se cer in anumite forme, cu anumite termene de valabilitate, iar o greseala acolo poate scoate firma din competitie fara nicio legatura cu oferta propriu-zisa si cu pretul oferit.
Ce se cere cel mai des la dosar, pe partea asta, difera de la o licitatie la alta, dar cateva elemente revin frecvent:
- copia certificatului, in termen de valabilitate
- domeniul exact pentru care a fost emis
- punctele de lucru acoperite de el
- dovada ca vizitele periodice au fost tinute
- traducerea, cand beneficiarul e din alta tara
Al doilea punct poate provoca cele mai multe probleme. Un certificat emis pentru un domeniu de activitate si folosit la o licitatie pentru altul poate fi respins, iar firma afla asta abia la evaluarea dosarelor, cand nu mai poate corecta nimic.
Pasii cand termenul e scurt
Cand mai sunt cateva saptamani, ordinea in care se fac lucrurile conteaza mai mult decat de obicei. Nu se mai poate lucra in paralel pe tot si trebuie ales ce se rezolva intai, ca sa existe o sansa reala de a prinde termenul.
Ce functioneaza in situatia asta, daca termenul permite macar o parte din etape, arata cam asa si se decide de obicei intr-o singura sedinta:
- se verifica exact ce cere documentul de licitatie
- se intreaba daca cerinta accepta si alte variante
- se cere o evaluare rapida a situatiei firmei
- se stabileste un calendar cu date concrete
- se decide daca se merge mai departe sau nu
Pasul doi este omis adesea, desi uneori poate rezolva situatia. Unele documente accepta si o dovada ca procesul e in curs, iar asta se afla doar daca intreaba cineva direct la beneficiar.
Variantele la depasirea termenului
Daca nu se ajunge la timp, firma are tot cateva optiuni. Poate renunta la licitatia respectiva, poate participa in asociere cu altcineva care indeplineste conditia sau poate incepe oricum procesul, pentru urmatoarea ocazie care apare.
A treia varianta este aleasa mai rar, desi poate fi cea mai buna pe termen lung. Cerinta va reveni la urmatoarea licitatie, iar firma se va afla exact in aceeasi situatie peste cateva luni, cu aceeasi presiune si cu un termen la fel de scurt.
Incercarea de a rezolva totul in cateva zile, superficial, doar pentru a obtine un document, nu este o solutie. Un proces facut astfel poate avea probleme la prima vizita de mentinere si poate genera costuri suplimentare.
Pregatirea pentru licitatiile urmatoare
Firmele care trec o data prin asta invata de obicei lectia si isi fac o lista. Ce certificate au, pana cand sunt valabile, pentru ce domenii si ce alte conditii le-au fost cerute in ultimul an.
Lista aceasta, tinuta la zi, poate scurta mult pregatirea unui dosar. In loc de o cautare prin mailuri vechi si prin dosare, totul e intr-un singur fisier, cu datele de expirare trecute si urmarite.
Firmele care procedeaza astfel pot decide mai repede daca participa sau nu la o licitatie. Celelalte pierd adesea primele zile pe verificat ce are, ce ii lipseste si ce a expirat intre timp.
