La un eveniment corporate, echipa din teren ajunge să gestioneze mult mai multe tipuri de solicitări decât cele prevăzute în programul inițial. Participanții pot avea întrebări despre acces, networking, speakeri, standuri, materiale, sesiuni sau schimbări apărute pe parcursul zilei.
Pentru o echipă de hostess evenimente Bucuresti, provocarea este să ofere informația corectă, într-un timp scurt, fără să întrerupă organizatorii. Ce întrebări apar cel mai des și ce ar trebui să incluzi în brieful hostesselor? Rămâne să descoperi în rândurile următoare!
- Mai pot intra la sesiunea care a început deja?
La o conferință cu mai multe sesiuni, e foarte posibil ca unul dintre participanți să ajungă după începerea prezentării. Dacă mai poate intre sau nu este o întrebare al cărui răspuns depinde în funcție de regulile evenimentului. Uneori, accesul este permis discret, alteori organizatorii preferă ca participanții să aștepte până la pauză.
Hostessa responsabilă trebuie să cunoască procedura stabilită înainte și să transmită rapid informația.
- Pot schimba workshop-ul la care m-am înscris?
La evenimente cu sesiuni desfășurate în paralel, un participant poate dori să treacă de la un workshop la altul. Aici pot exista limite de capacitate sau liste separate de participanți. Echipa de hostess targuri trebuie să știe dacă schimbarea poate fi făcută pe loc, dacă e nevoie de confirmarea organizatorului sau dacă există locuri disponibile.
Este o situație simplă, dar dacă nu este gestionată corect, pot apărea neînțelegeri sau confuzii.
- Unde pot vorbi cu speakerul după prezentare?
După o sesiune interesantă, participanții pot dori să adreseze întrebări speakerului sau să discute despre un subiect prezentat.
Dacă există o sesiune de networking sau un interval rezervat pentru astfel de conversații, hostessele trebuie să știe unde poate avea loc interacțiunea.
În caz contrar, participantul poate ajunge să caute singur, ceea ce poate crea haos organizațional sau probleme logistice.
- Cine mă poate ajuta cu problema mea?
Unele solicitări nu țin direct de responsabilitățile hostesselor: probleme tehnice, acces VIP, înscrieri, acreditări sau întrebări comerciale.
În astfel de cazuri, rolul echipei este să identifice rapid persoana responsabilă. De aceea, ai nevoie de un briefing foarte detaliat înainte de începerea evenimentului.
- Unde pot găsi materialele promoționale?
Agenda tipărită, badge-ul, mapa de participant, materialele speakerilor sau informațiile despre expozanți pot fi distribuite în puncte diferite. Invitații pot întreba unde le pot găsi, dar și dacă sunt disponibile în format digital.
Echipa trebuie să știe unde se află și ce poate fi oferit, mai ales atunci când există categorii diferite de invitați.
Ce face diferența în astfel de situații?
O echipă bine pregătită nu înseamnă că fiecare hostess trebuie să memoreze toate informațiile despre eveniment. Înseamnă că fiecare persoană știe unde poate găsi informația corectă, cine ia deciziile și cum trebuie gestionate situațiile de criză.
Pentru o agentie hostess Bucuresti, pregătirea înainte de eveniment poate include:
- Briefingul echipei;
- Distribuirea programului actualizat;
- Stabilirea responsabilităților.
Concluzie
Întrebările participanților pot spune multe despre cât de bine este organizat un eveniment. Când răspunsurile vin rapid, clar și de la persoana potrivită, invitații își pot continua experiența, fără întreruperi inutile.
Organizezi un eveniment și vrei să eviți din start situațiile neplăcute? Aici te poate ajuta o echipă de hostess!
